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用友B2B电子采购和供应商管理案例【瓮福】
发表时间:2019-01-28 15:30

行业特点

产品种类繁多:

化工产品大概有3万种。而每一种产品又包含很多原料,从几十到上百种,不一而足。化工行业的产品是连续的,而且有许多的联产品、副产品和中间产品。对采购部门的采购准确性、实时性、供应商稳定性要求高,同时,需要有重点物资集中统一采购和零散物资分散采购的需求。

有许多特定的产品特性参数:

许多原料或产品有水份、发气量、等级等质量的区别,以及一些特定的特性参数,甚至有些产品都要最后换算成国家标准计量方法或者行业标准计量方法。要求采购部门有足够的灵活性。

连续生产工种,属流程型行业:

各生产环节直接相互依存,生产过程受诸多因素如温度、压力等的制约,靠调节工艺操作参数实现,控制信息要求及时、稳定、可靠。需要有稳定、可靠的供应商进行采购协同。

设备存在着周期性全局停工检修程序:

检修质量及内容决定了生产装置的运行状态。对日常生产全过程的信息不能有效的收集、存储、加工、分析,不能集成全过程生产信息为大修提供科学的检修依据,常常造成大量人力、物力与财力的浪费。采购过程需要与设备检修进行密切配合,供应商供货充足、及时,既不能耽误计划,也不能过量采购。

固定资产管理:

由于化工企业的固定资产种类多,编号管理相当复杂,特别是折旧方面,以前时常存在固定资产使用期满后仍计折旧等问题,不能如实动态地反映固定资产的状况,要查找各固定资产的相关信息,很不方便。


用友B2B电子采购和供应商管理案例【瓮福】


企业简介

瓮福(集团)有限责任公司是经国务院批准的政策性债转股大型企业,是集磷矿采选、磷复肥、磷煤化工、氟碘化工生产、科研、贸易为一体的国有大型磷化工企业。其下属三十多家独资和控股企业,年销售额超过100亿元,是中国磷化工行业的标杆以及世界磷化工领域具有影响力的重要力量,立志登上全球磷化工行业的顶峰。

瓮福集团坚持产学研一体化的技术创新模式,拥有多项世界领先的核心技术,人均劳动生产率是国内行业平均水平的五倍,并利用其技术优势和示范效应,走出国门开展国际工程承包服务,形成制造、贸易和国际工程服务三大板块相互依托、协同运作的全新发展模式。

组织架构

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管理特色

瓮福集团原有信息系统对供应链业务的支撑不足,业务单位分散采购,业务单位拥有原材料、备件物资采购权,独立库存和结算物资、资金的流动均分割开来,业务处理效率低下,物资仓库管理分散,库存信息无法共享。因此,瓮福集团电子采购需满足以下管理重点:

l 统一基础数据:对基础数据进行统一、规范的管理。由供应公司统一管理基础数据,维护一套完整、准确的基础档案,建立一套完善的基础数据管理体系,保证瓮福集团信息化建设的统一。

l 采购业务兼顾集中分散:实现集中\分散采购,集团可收集各分子公司需求后进行集中采购,也可分配相应权限给各分子公司,由分公司自行进行分散采购。集团可对分公司分散采购进行全程监控,既保证了集团对采购物资的集中管控,也给予分子公司一定的采购灵活度。

l 规范电子采购流程:在软件系统建设的同时,建立一整套合理规范的采购规章制度,并通过软件手段将规范进行固化,保证采购流程执行的合法合规。同时,通过流程监控、审批流、权限控制等手段,加强监控,实现阳光采购。

l 实现与供应链的集成:电子采购系统与供应链系统最终部署完成后,开放给供应商的外网门户(供应商门户)、采购人员使用的电子采购系统和需求部门、库存管理人员使用的供应链,形成一个一体化系统,共用一个平台。

l 加强供应商协同:通过供应商门户,由供应商参与企业采购活动的网上平台,建立企业与供应商沟通的渠道。通过供应商平台,企业可以整合供应商资源,统一沟通方式,减少沟通成本,加快沟通效率。供应商通过门户直接操作和访问采购相关的业务信息,直接在门户与企业进行采购交易;企业通过供应商门户与供应商进行有效沟通和采购商务。

l 供应商准入与评估:供应商准入是采购人员对供应商发出注册邀请,并对供应商的注册信息和变更信息进行审批,以保证供应商信息真实、准确。供应商评估是建立对供应商的评估监督,通过建立评估指标和评估样表对供应商定期进行评估并汇总评估结果,有效的保证供应商的品质,确保采购物资满足需求部门的要求。

企业信息化目标

构建一个高效、易用、与ERP能够紧密集成的采购业务管理平台,解决瓮福集团当前在供应链协同、分散采购管理、供应商评估和管理等环节上存在的问题,实现与供应商的在线交易协同,规范采购流程,提升企业整体供应链的运作效率,从而全面提升企业的整体信息化管理水平。

l 建立管理企业电子采购业务的电子采购后台,实现需求受理、方案编制、招标/询比价/谈判等多种模式的寻源过程的管理监督。涵盖原采购系统所有功能并进行一定的优化和扩展。

l ERP系统进行无缝集成。

l 实现在线招投标业务,包括:在线邀请、在线发标投标、在线澄清、在线会议、在线开标、专家在线评标和在线汇总。

l 实现供应商管理,包括:供应商自主注册和供应商邀请注册、供应商准入审核、供应商档案维护、供应商评估。

l 实现集中\分散采购,供应公司可收集各分子公司采购需求后进行集中采购,也可分配相应权限给各分子公司由分公司自行进行分散采购。集团总部可对分公司分散采购进行全程监控。

l 开放一个外网门户给供应商,实现与供应商的高效、准确的采购协同。供应商可通过供应商门户进行注册、修改信息、浏览公告、寻源协同等活动。

整体应用价值

用友的电子采购产品完全满足了瓮福集团的采购业务需要,实现了采购过程全面电子化,实现了采购立项、招投标管理、供应商管理等各个环节的规范操作,并与企业ERP系统无缝对接,有效提高了内部采购业务协作效率。

同时支持集中采购和分散采购的多级采购模式

l 通过灵活完善的组织架构管理、功能权限管理和数据权限管理将二者整合为一个有机的整体,实现了集中采购与分散采购的互补。

l 集团统一维护基础档案,保证基础档案的统一、准确和一致。

l 集团与供应商签订框架协议后,下级组织可直接参照协议下订单,实现采购成果的全集团共享,避免重复采购。

l 将一部分采购权限下放给下级组织,实现采购资源的优化,减轻了集团采购工作的压力,同时,通过完善的采购监督机制,保证了采购的透明度。

建立了与组织架构和业务模式相适应的采购流程,使采购流程更规范、全程可跟踪

l 除简单的询比价寻源外,还支持招投标、竞争性谈判等多种采购方式,丰富采购类型,引入供应商的竞争机制,提高议价能力,降低采购成本。

l 采购管理者可以根据采购业务的需要,灵活配置采购流程。

l 寻源过程全程记录,可跟踪,可回溯,提高采购透明度,实现阳光采购。另一方面,也增加了采购寻源的可信度。

l 实现与供应商的在线协同,提高与供应商直接信息传递的时效性和准确性,缩短采购周期,实现采购寻源无纸化。

l 提供供应商自助服务功能,方便供应商进行业务响应和信息查询,改善与供应商的关系。

采购平台与供应链系统实现无缝集成,数据实时同步,形成完整的采购管理体系

l ERP系统部署在同一个NC-UAP平台上。

l ERP系统共享基础数据,如物料档案、供应商档案、人员档案、部门档案等等。

l ERP系统业务数据实时同步,如ERP系统中的采购订单、库存信息等,可以在采购系统中实时查询。

l ERP系统业务流程无缝集成,省去业务数据的手工导出导入工作,提高工作效率,减少数据错误。

l 实现采购业务从需求提出、整理汇总、编制方案、采购寻源、采购决策、合同签订、订单执行全生命周期管理。


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