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中建五局财务业务一体化方案
发表时间:2018-09-21 14:10

结合五局系统应用现状,实施方案分为两部分:数据迁移及匹配部分和财务业务一体化实施部分。

中建五局财务业务一体化方案

第一部分数据迁移及匹配

实施方式:

1、数据匹配采取现场及远程指导最终用户,通过EXCEL表格手工对照的方式进行。

2、502数据迁移经论证,目前只能采取期初余额过账的方式,502原有数据作为备查帐套。

实施步骤:

第一步:确定标准及原则。

参与人员:五局各相关业务部门主要负责领导、信息中心、用友财务实施顾问

实施周期:4周

人员职责五局各相关业务部门主要负责领导负责讨论并确定相关标准及原则。

                 信息中心负责协调各方工作开展。

                 用友财务顾问负责从软件系统角度提供支持和意见。

主要工作内容:

针对总公司NC502系统中已使用的基础档案按(以下简称502基础档案),主要包括:收支项目、金融机构档案、现金流量项目、客商管理档案、金融资产档案、人员档案、存货分类、部门档案、工程项目档案、投标项目档案、小汽车档案、内部往来、现金流量等。根据五局财务核算需要及总公司财务制度规定,按照五局NC56业务系统中现有基础档案(以下简称56基础档案)制定“财务系统基础档案应用标准和业务处理规则”。

目前两套系统中基础数据存在下列几种情况:

1、502与56中使用规则相同,但分类结构、编码及命名存在差异,需按照56系统中重新规范。

以中建五局土木公司市政环保公司部门档案为例(左图56,右图502)

中建五局财务业务一体化方案


2、502与56中使用规则不同,且分类结构、编码及命名存在差异,需按照56系统中重新匹配及规范。

以中建五局三公司长沙分公司项目管理档案为例(左图56,右图502)

中建五局财务业务一体化方案


3、502中已使用但56中未进行定义和规范,需要重新讨论确定是否继续使用,如继续使用则需定义编码、命名及使用规则。

4、56系统中业务系统中存在,但502系统中没有的基础档案,需在数据匹配中明确使用规则并补齐。

注意事项:除基础档案对应关系需匹配外,日常业务核算规则也需要全局范围内进行统一规定。如:固定资产核算、内部往来核算等。

第二步:试点单位匹配。

参与人员:五局总部及试点单位各相关业务部门关键用户、信息中心、用友财务实施顾问

实施周期:6周

人员职责:

五局总部及试点单位各相关业务部门关键用户,负责组织各自单位按以确定标准和原则,收集整理基础档案并完成匹配。然后将匹配后月度余额以大凭证方式录入56测试系统中,并核对与正式502系统数据是否一致。另需收集整理数据匹配过程中的问题及处理方式,整理完成《数据匹配操作手册》及《操作指南》。

信息中心负责协调各方工作开展,提供系统运维保障,参与数据匹配测试。

用友财务顾问负责指导五局总部及试点单位个相关业务部门关键用户进行数据匹配工作。

主要工作内容:

收集整理局总部、广州公司及三公司502基础档案,主要包括:收支项目、金融机构档案、现金流量项目、客商管理档案、金融资产档案、人员档案、存货分类、部门档案、工程项目档案、投标项目档案、小汽车档案、内部往来、现金流量。按照“上一步骤中确定的原则”将502基础档案与56基础档案进行对照。

具体操作方式:

1、采取现场及远程指导最终用户,使用EXCEL表格进行手工对照,形成五局502系统与56系统基础档案对照表。

2、通过对502某一时点财务余额进行大凭证过账的方式录入56测试系统中,并核对各帐套科目余额与辅助余额。

3、关键用户整理局总部、广州公司及三公司数据匹配操作方式及过程中问题处理方式,形成五局正式的数据匹配操作手册及操作指南,并下发全局各公司。

基础档案对照表可参照下图对应设置:

QQ截图20180921141922.png


注意事项:数据匹配前需对试点单位进行数据抽样匹配测试。由试点单位关键用户和用友财务顾问共同负责,抽取所有匹配涉及的基础档案类型少量数据进行匹配测试,将主要的操作方法与注意事项整理成操作手册初稿下发试点单位最终用户执行。

第三步:全局范围数匹配。

参与人员:五局总部及各公司相关业务部门关键用户、信息中心、用友财务实施顾问

实施周期:8~10周

人员职责:

五局总部及各公司相关业务部门关键用户,负责组织各自单位最终用户按已确定标准和原则,以及《数据匹配操作手册》和《操作指南》,收集整理基础档案并完成匹配。然后将匹配后月度余额以大凭证方式录入56测试系统中,并核对与正式502系统数据是否一致。

信息中心负责协调各方工作开展,提供系统运维保障。

用友财务顾问负责协助五局关键用户完成数据匹配工作,提供必要的技术支持和意见。

主要工作内容:

收集整理全局502基础档案,主要包括:收支项目、金融机构档案、现金流量项目、客商管理档案、金融资产档案、人员档案、存货分类、部门档案、工程项目档案、投标项目档案、小汽车档案、内部往来、现金流量。按照“已确定原则”和“数据匹配操作手册及操作指南”完成基础档案对照表。并在全局方位内调整56正式系统财务设置,调整的主要内容包括:权限设置、单据模板设置、凭证模板设置、打印模板设置等。

注意事项:对于业务差异较大的公司及核算方式不能按照已确定标准和原则执行的,必须提交五局总部相关业务部门主要负责领导审批,并对审批结果签字确认,如有必要,需五局通过内部文件及制度形式下发。对本阶段后至2012年1月1日前发生的新数据,需按本次全局匹配后的对照表,维护进匹配结果中,以保证2011年12月31日余额过账的顺利进行。

第四步:余额过账。

参与人员:五局总部及各公司财务部门关键用户、信息中心、用友财务实施顾问

实施周期:4周

人员职责:

五局总部及各公司财务部门关键用户,负责组织各自单位最终用户按匹配结果,将2011年12月31日502正式系统余额作为期初余额,录入至NC56正式系统,并负责组织核对数据准确性。

信息中心负责协调各方工作开展,提供系统运维保障。

用友财务顾问负责协助五局关键用户完成余额过账工作,提供必要的技术支持和意见。

主要工作内容:

全局统一将2011年12月31日502系统期末余额,按照基础档案对照表匹配,已期初余额方式录入56正式系统。包括:总账及固定资产卡片。

注意事项:此项工作因可能涉及年报工作中的期末调整、往来核销等因素,建议在上述影响因素消除后进行,以避免重复工作。

第五步:财务502系统与56系统并行。

参与人员:五局总部及试点单位各相关业务部门关键用户、信息中心、用友财务实施顾问

实施周期:6个月

人员职责:

五局总部及各公司财务部门关键用户,负责保障各自单位最终用户正常使用,处理日常应用中的各类问题,对于无法处理的及时提交用友项目组。另,财务关键用户需根据实际需要对最终用户进行相关组织培训。

信息中心负责协调各方工作开展,提供系统运维保障。

用友财务顾问负责协助五局关键用户完成日常问题处理和培训工作,提供必要的技术支持和意见。

主要工作内容:

全局财务核算进入502系统与56正式系统并行阶段,以502系统为主、56正式系统为辅,期间对每月月度余额进行核对,择机向总公司申请数据回迁。待总公司同意后,全局选择统一时点,完成财务核算系统切换。以56正式系统为主、502系统为辅(作为备查帐套)。完成数据匹配及迁移。

注意事项:并行阶段财务人员工作量较大,财务业务一体化新的实施内容建议不在此阶段推广应用。

另:【基础档案匹配工作的必要性及工作量分析】

NC系统中基础档案不仅作为业务日常处理过程中不可或缺的重要信息,同时也是财务辅助核算的内容,是未来实现财务业务一体化必不可少的前提条件。

基础档案在财务核算中的实际应用,以下图为例(502系统三公司长沙分公司12月凭证):

中建五局财务业务一体化方案



图中(【收支项目:CSA026南京恒大项目】 在56系统中对应 【建筑房地产专用项目:010109A047南京恒大金碧天下首期第二、三标段及二期住宅工程】,【金融机构档案:0401 江苏省南京市农行溧水县支行 127001040220648】在56系统无对应开户银行及银行账户档案)

502系统中用于财务辅助核算的基础档案与现有56系统基础档案差异较大,如将502以前年度财务凭证在56系统中全部保留,在现有技术手段下只能通过手工逐条录入实现,工作量巨大。因此建议通过将502系统财务数据通过期初数据录入的方式实现过渡,502帐套作为备查帐套使用。


第二部分业务流程权限内规范统一

实施方式:

考虑到五局系统实施及应用实际情况,建议财务业务一体化权限内流程统一工作,按照从财务到业务逆向梳理的方式进行。

实施步骤:

第一步:局层面流程规范统一

参与人员:五局总部相关业务部门负责人及关键用户、信息中心、用友财务实施顾问

实施周期:4周

人员职责:

五局总部相关业务部门关键用户负责按业务类型统计整理财务日常核算业务;完成对各类型业务各业务场景的流程逆向梳理;参与并掌握流程配置操作;负责编写《操作手册》并对公司关键用户进行培训;在用友顾问协助下完成系统配置以及处理匹配工作中遇到的问题。

五局总部相关业务部门负责人在关键用户协助下,负责梳理后规范统一流程的推广应用工作。

信息中心负责协调各方工作开展,提供系统运维保障,组织相关会议。

用友财务顾问负责协助五局关键用户完成流程梳理、问题处理及培训工作,提供必要的技术支持和意见。

主要工作内容:

结合财务日常核算,局组织相关部门关键用户进行。

1、对财务日常核算业务进行统计整理,并进行按照业务类型进行分类。

2、按照整理的业务类型逐个业务场景,结合凭证及原始单据逐个进行逆向流程梳理。流程各环节应至少包含内容单据、单据关键字段、单据功能描述、单据来源、责任部门、责任岗位、责任人等。

3、对梳理完成的流程组织各相关部门和用友项目组开会讨论,按系统实现、系统部分实现、不在系统实现分为三类。对系统实现、系统部分实现两类流程各环节进行标示,以明确此类流程中哪些在系统中实现,如何实现。

4、五局将讨论明确后的流程以正式文件形式下发,作为局层面统一的业务流程执行。

5、通过参与流程梳理过程,五局应组织相关业务部门通过会议或会审的形式,明确并建立流程梳理统一及规范过程中的争议解决和仲裁机制。

6、关键用户编写财务业务一体化权限内流程统一《操作手册》,并组织各公司相关关键用户培训,培训内容:

流程梳理的要求;如何进行流程梳理?如何使用统一流程梳理文档格式?流程梳理文档必须包含的内容;如何处理流程梳理过程中的常见问题?等

第二步:公司层面流程规范统一

参与人员:五局总部、公司相关业务部门负责人及关键用户、信息中心、用友财务实施顾问

实施周期:8周

人员职责:

五局总部相关业务部门关键用户负责指导公司关键用户进行流程梳理;在用友顾问协助下处理匹配工作中遇到的问题。

五局总部相关业务部门负责人及公司相关业务负责人在关键用户协助下,负责梳理后规范统一流程的推广应用工作。

五局公司关键用户负责按业务类型统计整理财务日常核算业务;完成对各类型业务各业务场景的流程逆向梳理;参与并掌握流程配置操作;负责编写《操作手册》并对公司关键用户进行培训;在用友顾问协助下完成系统配置以及处理匹配工作中遇到的问题。

信息中心负责协调各方工作开展,提供系统运维保障,组织相关会议。

用友财务顾问负责协助五局关键用户完成流程梳理、问题处理及培训工作,提供必要的技术支持和意见。

主要工作内容:

结合公司层面财务日常核算,组织公司相关部门关键用户进行。

1、对财务日常核算业务进行统计整理,并进行按照业务类型进行分类。

2、按照整理的业务类型逐个业务场景,结合凭证及原始单据逐个进行逆向流程梳理。流程各环节应至少包含内容单据、单据关键字段、单据功能描述、单据来源、责任部门、责任岗位、责任人等。

3、对梳理完成的流程组织各相关项目和对应公司相关部门及用友项目组开会讨论,按系统实现、系统部分实现、不在系统实现分为三类。对系统实现、系统部分实现两类流程各环节进行标示,以明确此类流程中哪些在系统中实现,如何实现。

4、对于梳理过程中发现的问题进行分类记录,对于一般问题提交局关键用户或项目组实施顾问解决,对于争议性问题定期或不定期按争议解决和仲裁机制提交并解决。

6、公司及局关键用户组织相关项目关键用户培训,培训内容:

流程梳理的要求;如何进行流程梳理?如何使用统一流程梳理文档格式?流程梳理文档必须包含的内容;如何正确处理和上报流程梳理过程中的常见问题?等

第三步:项目层面流程规范统一

参与人员:五局总部、公司相关业务部门、项目负责人及关键用户、信息中心、用友财务实施顾问

实施周期:8周

人员职责:

五局总部相关业务部门关键用户负责指导公司关键用户进行流程梳理;在用友顾问协助下处理匹配工作中遇到的问题。

五局总部相关业务部门负责人及公司相关业务负责人在关键用户协助下,负责梳理后规范统一流程的推广应用工作。

五局公司关键用户负责按业务类型统计整理财务日常核算业务;完成对各类型业务各业务场景的流程逆向梳理;参与并掌握流程配置操作;负责编写《操作手册》并对公司关键用户进行培训;在用友顾问协助下完成系统配置以及处理匹配工作中遇到的问题。

五局项目关键用户负责协助公司关键用户完成流程梳理,提供所需的资料和信息;熟练掌握系统配置及操作;在局及公司关键用户培训后具备一般问题的处理能力。

信息中心负责协调各方工作开展,提供系统运维保障,组织相关会议。

用友财务顾问负责协助五局关键用户完成流程梳理、问题处理及培训工作,提供必要的技术支持和意见。

主要工作内容:

结合项目层面财务日常核算,选择一批有代表性项目,组织相关项目关键用户进行。

1、对财务日常核算业务进行统计整理,并进行按照业务类型进行分类。

2、按照整理的业务类型逐个业务场景,结合凭证及原始单据逐个进行逆向流程梳理。流程各环节应至少包含内容单据、单据关键字段、单据功能描述、单据来源、责任部门、责任岗位、责任人等。

3、对梳理完成的流程组织各相关部门和局主要负责领导及用友项目组开会讨论,按系统实现、系统部分实现、不在系统实现分为三类。对系统实现、系统部分实现两类流程各环节进行标示,以明确此类流程中哪些在系统中实现,如何实现。

4、对于梳理过程中发现的问题进行分类记录,对于一般问题提交局关键用户或项目组实施顾问解决,对于争议性问题定期或不定期按争议解决和仲裁机制提交并解决。

注意事项:项目选择建议选择具有代表性的项目,应涵盖五局项目管理水平的各个层次,以及五局项目的绝大多数类型(包括需要进行财务核算的联营项目)。在对项目中各个流程是否系统实现的判断上,建议按不过度影响项目现场管理,满足公司管理要求的原则进行。另外,针对统一业务场景可能对应不同业务流程,且无法简化合并时,应在流程梳理环节中指定专门的职责岗位和负责人,负责对流程走向进行判断,系统也应考虑相应设置。


第三部分财务业务一体化

实施方式及原则:

基于目前五局信息化系统应用情况,建议按照下列原则进行:

1、财务业务一体化实施对象中项目仅限定于2012年1月1日后新开工房建项目,不在此范围内的项目核算仍然按照原有手工处理方式进行。

2、财务业务一体化实施范围限定于职工薪酬、投标保证金、物资采购、分包结算、周转材采购、机械设备租赁六部分一般业务场景。

3、实施方式采取分批次选择模块及项目进行,按照个别项目个别模块应用试点,到逐渐扩大试点项目规模及模块应用范围,最终实现全局推广的方式进行。

实施步骤:

一、职工薪酬及投标保证金财务业务一体化实施。

考虑到主要实施对象为公司,且业务类型较为简单,可在试点单位试运行完成后,快速完成推广应用。

参与人员:五局各相关业务部门关键用户、信息中心、用友业务及财务实施顾问

实施周期:6~18周

人员职责:五局各相关业务部门关键用户负责数据推演、数据校对及意见反馈。

         信息中心负责协调各方工作开展。

         用友财务顾问负责软件配置及关键用户培训。

主要工作内容:

第一步:关键用户与用友项目组实施顾问一起,对选定试点一家公司及一个项目,进行1个月数据的测试环境业务推演,完成测试环境及正式环境系统最终配置。

第二步:用友实施顾问协助关键用户对最终用户进行培训。

第三步:试点公司及项目最终用户在测试环境中进行1个月数据试运行,同时保持与正式环境原有财务核算方式并行。

第四步:试点单位最终用户试运行结果与正式环境数据校对无误后,试点单位正式环境上线。

第五步:编写正式操作手册及操作指南,并下发。

第六步:通过逐渐扩大实施公司及项目范围,重复以上(第二、三、四步)工作事项,逐步完成五局职工薪酬及投标保证金财务业务一体化实施。

二、物资采购及周转材采购财务业务一体化实施。

考虑到具体业务实施难度及五局目前应用情况,建议本项实施内容按照先实现成本归集环节,再实现对外付款环节的方式进行,且试点单位选择和推广应用应慎重,推广周期应设定一个较长时间段。

参与人员:五局、公司及项目各相关业务部门关键用户、信息中心、用友财务实施顾问

实施周期:6~26周

人员职责:五局、公司及项目各相关业务部门关键用户负责数据推演、数据校对及意见反馈。

         信息中心负责协调各方工作开展。

         用友财务顾问负责软件配置及关键用户培训。

主要工作内容:

第一步:关键用户与用友项目组实施顾问一起,对选定试点一家公司及一个项目,进行3个月数据的测试环境业务推演,完成测试环境及正式环境系统最终配置。

第二步:用友实施顾问协助关键用户对最终用户进行培训。

第三步:试点公司及项目最终用户在测试环境中进行1个月数据试运行,同时保持与正式环境原有财务核算方式并行。

第四步:试点单位最终用户试运行结果与正式环境数据校对无误后,试点单位正式环境上线。

第五步:编写正式操作手册及操作指南,并下发。

第六步:<本步骤实施周期暂定为20周,可以根据五局应用实际情况酌情调整>通过逐渐扩大实施公司及项目范围,重复以上(第二、三、四步)工作事项,逐步完成五局职工薪酬及投标保证金财务业务一体化实施。

三、分包结算及机械设备租赁财务业务一体化实施。

考虑到具体业务实施难度及五局目前应用情况,建议本项实施内容按照先实现成本归集环节,再实现对外付款环节的方式进行,且试点单位选择和推广应用应慎重,推广周期应设定一个较长时间段。

参与人员:五局、公司及项目各相关业务部门关键用户、信息中心、用友财务实施顾问

实施周期:6~26周

人员职责:五局、公司及项目各相关业务部门关键用户负责数据推演、数据校对及意见反馈。

         信息中心负责协调各方工作开展。

         用友财务顾问负责软件配置及关键用户培训。

主要工作内容:

第一步:关键用户与用友项目组实施顾问一起,对选定试点一家公司及一个项目,进行3个月数据的测试环境业务推演,完成测试环境及正式环境系统最终配置。

第二步:用友实施顾问协助关键用户对最终用户进行培训。

第三步:试点公司及项目最终用户在测试环境中进行1个月数据试运行,同时保持与正式环境原有财务核算方式并行。

第四步:试点单位最终用户试运行结果与正式环境数据校对无误后,试点单位正式环境上线。

第五步:编写正式操作手册及操作指南,并下发。

第六步:<本步骤实施周期暂定为20周,可以根据五局应用实际情况酌情调整>通过逐渐扩大实施公司及项目范围,重复以上(第二、三、四步)工作事项,逐步完成五局职工薪酬及投标保证金财务业务一体化实施。

四、建造合同收入确认原则下的收入管理财务业务一体化实施。

考虑到具体业务实施难度及五局目前应用情况,建议本项实施内容按照先实现成本归集环节,再实现对外付款环节的方式进行,且试点单位选择和推广应用应慎重,推广周期应设定一个较长时间段。

参与人员:五局、公司及项目各相关业务部门关键用户、信息中心、用友财务实施顾问

实施周期:6~18周

人员职责:五局、公司及项目各相关业务部门关键用户负责数据推演、数据校对及意见反馈。

         信息中心负责协调各方工作开展。

         用友财务顾问负责软件配置及关键用户培训。

主要工作内容:

第一步:关键用户与用友项目组实施顾问一起,对选定试点一家公司及一个项目,进行3个月数据的测试环境业务推演,完成测试环境及正式环境系统最终配置。

第二步:用友实施顾问协助关键用户对最终用户进行培训。

第三步:试点公司及项目最终用户在测试环境中进行1个月数据试运行,同时保持与正式环境原有财务核算方式并行。

第四步:试点单位最终用户试运行结果与正式环境数据校对无误后,试点单位正式环境上线。

第五步:编写正式操作手册及操作指南,并下发。

第六步:通过逐渐扩大实施公司及项目范围,重复以上(第二、三、四步)工作事项,逐步完成五局职工薪酬及投标保证金财务业务一体化实施。

财务业务一体化实施注意事项

1、考虑到财务业务一体化涉及功能模块较多,对操作及配置要求较高。为保证系统顺利实施及未来推广应用效果,五局必须保证专人(每公司至少一名)作为财务业务一体化关键用户全程参与测试、配置、实施过程。

2、用友项目组必须完成对关键用户系统参数配置、流程配置、模板配置、业务及财务日常事项处理,以及授课技巧和常见问题处理的指导培训工作。

3、关键用户必须保证熟练掌握系统操作及常见业务处理,并通过培训掌握授课技巧及常见问题处理,逐步承担起五局财务业务一体化系统运维职责。

4、财务业务一体化过程中所涉及项目现场的业务流与审批流,应与五局各级管理部门主要负责人讨论,按“重点简化重复工作,不过度影响项目现场管理,满足管理需要”的出发点设置,一体化业务流与审批流设置不能对项目现场日常生产经营造成重大影响。

5、以上四项实施内容除第一项外,其余三项可以同步实施。期间如需开发,应及时整理提交开发需求报告,并将可能造成的实施周期影响告知五局相关部门及领导。

6、针对实施周期调整,应及时以书面形式告知五局相关部门,阐明调整原因,得到五局相关部门签字确认后方可调整。



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